Чому багато людей відчувають
постійний стрес і нічого не встигають? Тому, що вони зберігають всі справи в
голові. А мозок людини здатний одночасно утримувати в пам’яті лише 7 об’єктів.
Якщо зберігати в голові дуже багато сміття, багато речей просто забуваються і
згадуються тільки тоді, коли вже пізно. У результаті виходять всі ці «Забув»,
«Не встиг», «Ай, зроблю завтра» …
У даній статті я показав тільки деякі
переваги методології тайм менеджменту розробленої Девідом Алланом GTD (Getting
Things Done).
Якраз саме впорядкування своїх справ
допомагає людині позбутись робочих стресових ситуацій та покращити ефективність
і продуктивність праці та самоорганізацію!
Читаєм
далі…
Що ви уявляєте собі коли чуєте
абревіатуру GTD? Більшість знайомих, у яких я запитував це, уявляє
собі якусь новітню технологію, cвоєрідну абревіатуру чи просто модель, серійний
номер пристрою/машини і т.п. Але це зовсім не так!
GTD, Getting Things Done (читаємо як Джі-Ті-Ді) – це
система для самоорганізації, придумана американським автором Девідом Алленом. З
моменту випуску відповідної книги в 2000 році мільйони неорганізованих людей
нарешті знайшли щастя і душевний спокій. Адже система, як заявляється, дозволяє
привести справи в порядок.
Отож, протягом довгого періоду,
багато людей шукало відповіді на питання що робити, коли робити і як робити. І
після більш, ніж двадцятирічних досліджень і застосувань нових і нових методів
особистої та організаційної ефективності, через роки досліджень, можна сміло
стверджувати, що не існує жодного універсального вирішення проблеми. Немає
такого програмного забезпечення, супер персонального планувальника чи просто
якоїсь універсальної можливості впорядкування хаотичної маси завдань і цілей,
якогось пристрою який організовує ваш день, ваш тиждень і все ваше життя.
Але … якщо не існує однозначних
рецептів поліпшення особистої організації та ефективності, то існують рецепти,
щоб цьому посприяти. Саме у книзі написаній Девідом Алленом, показано один з
ефективних методів тайм менеджменту, методів який допомагає людині в
самоорганізації.
У даній статті, я коротко попробую
розказати про даний метод, та на прикладах показати його ефективність у
застосуванні.
Загальні поняття
Управління часом (тайм-менеджмент, time
management, організація часу) – дисципліна про методи визначення, що для людини
важливіше за все і на що в першу чергу варто витратити час. Управління часом
включає в себе інструменти та методики планування часу, зазвичай з метою
збільшення ефективності його використання в особистих або корпоративних цілях.
Ці методики (іноді суперечливі) представлені у ряді книг, матеріалах семінарів
та курсів.
Спільними в них є:
·
список завдань (to-do list),
·
постановка цілей,
·
встановлення
пріоритетів.
Зазвичай термін «тайм-менеджмент» в
практиці застосовують тоді, коли з позиції керівника говорять про управління
робочим часом і організації роботи своїх підлеглих.
Getting Things Done (скорочено – GTD, по-українськи
"як привести справи в порядок” або "як доводити справи до кінця”) – метод
тайм-менеджменту, створений Девідом Алленом й описаний в однойменній книзі. GTD
заснована на принципі, що свідчить, що людина повинна звільнити свій розум від
поточних завдань, перенісши їх на зовнішній носій. Таким чином розум
звільняється від запам’ятовування того, що повинно бути зроблено, і може
сконцентруватися на фактичному виконанню самих завдань.
Методологія GTD. Основний принцип.
1. Виписуємо справи (у автора – Collect)
Першим кроком на шляху до світлої
голови буде відкласти на 10 хвилин всі справи в бік, взяти аркуш паперу і
виписати всі справи, питання, ідеї та інші речі, які не дають вам спокою. Тим
самим ми звільнимо голову і переносимо всі свої справи на «зовнішній носій».
Готово? Переходимо до наступного пункту.
2. Що далі? (Process)
На цьому етапі потрібно пройтися по всіх записаних справах і для кожного з них
поставити собі одне важливе питання: який наступний крок?
Це питання не таке просте, як
здається. Що з цього вийде? Швидше за все, ви будете довго шукати собі
відмазки, а справа буде зроблена в останній день. Ну і в результаті
напередодні доведеться нервно працювати, хоча за тиждень раніше могли б швидко
все зробити.
Давайте подивимося, що в цьому
випадку радить GTD.
GTD говорить ось що: спочатку потрібно виділити конкретний наступний крок для
справи. Конкретний крок означає те, що треба відірватись від стільця і реально
щось зробити. Завдання раптом стало набагато конкретніше, чи не так? Тепер не
потрібно довго роздумувати: треба взяти і зробити щось. От ми й прийшли до
третього пункту.
3. Бери і роби (do)
Якщо до цього було зроблено все правильно, то на даному етапі є просте і
зрозуміле завдання.
Так виходить тому, що кінцевим
підсумком застосування системи GTD є «кристально чистий» список «наступних
кроків» по всіх завданнях. У цьому списку зібрані конкретні і зрозумілі справи,
які можна виконувати без роздумів. Всі роздуми вже проведено на етапі «Що
далі»?
Тепер, за наявності такого кришталево
чистого списку, можна спокійно і не відволікаючись лускати справи одна за
одним, як насіння. Ніяких зайвих дій, ніяких сумнівів – суцільний
концентрований потік дії.
Три базові моделі
У тайм-менеджменті пріоритети
зазвичай грають центральну роль. Аллен ж навпаки пропонує 2 інші елементи –
контроль і бачення. Для їх реалізації Аллен використовує три базові моделі:
І. Управління робочим процесом;
ІІ. 6-рівнева модель огляду роботи;
ІІІ. Природний метод планування.
Перша головна модель – управління робочим процесом, використовується для того,
щоб взяти під контроль всі завдання і доручення. Управління робочим процесом
складається з п’яти фаз:
1. збір;
2. обробка;
3. організація;
4. огляд;
5. дії.
Аллен використовує аналогію «висоти польоту», для того, щоб проілюструвати його
другу головну модель, шестирівневу модель огляду роботи, для перспективи
бачення завдань та доручень:
1. поточні справи;
2. поточні проекти;
3. коло обов’язків;
4. найближчі роки (1-2 роки);
5. п’ятирічна перспектива (3-5 років);
6. життя.
Піднімаючись на висоту пташиного польоту, кожен може розглянути «загальну
картину» своїх справ.
Аллен рекомендує щотижневий огляд за різними рівнями. Бачення, отримане з цих
оглядів, дозволяє управляти особистими пріоритетами, які, у свою чергу,
визначають пріоритет того, чи потрібно виконувати і коли виконувати конкретні
завдання та доручення, зібрані під час процесу управління робочим процесом. Під
час щотижневого огляду людина аналізує контексти завдань і розкладає їх за
відповідними списками. Прикладами групування аналогічних завдань є складання
списку необхідних телефонних дзвінків або списку доручень, які потрібно
виконати в якомусь клієнт-центрі. Правила формування тематичних списків можуть
бути визначені наявністю інструменту або присутністю персони \ групи, з якими
потрібно щось обговорити або ознайомити.
Аллен наголошує, що перших двох моделей достатньо для отримання контролю та
бачення у більшості завдань і проектів. Однак, існують деякі випадки, які вимагають
більш глибокого обмірковування і роздумів. Для цього використовується третя
головна модель – природний метод планування. У той час як в управлінні робочим
процесом робиться «горизонтальне фокусування» на виконанні індивідуальних
завдань, в природному методі планування робиться «вертикальне фокусування» на
планування проектів та продумуванні тем. Модель планування складається з 5
стадій:
1. визначення мети і принципів;
2. бачення бажаних результатів;
3. мозковий штурм;
4. організація;
5. визначення наступної конкретної дії.
GTD полегшує цей процес, ґрунтуючись
на зберіганні, відстеження і використанні докладної інформації, пов’язаної з
виконуваними завданнями. За припущенням Аллена багато з провалів, з якими ми
стикаємося, були викликані недостатнім «початковим» плануванням (тобто, коли ще
з’ясовувалося, що необхідно досягти і які конкретні дії для цього необхідні).
Важливо продумати це заздалегідь, створивши таку послідовність дій, яку можна
буде виконати без повернення до планування. Аллен стверджує, що «система
нагадування» нашого розуму неефективна і рідко нагадує нам про те, що ми
повинні і можемо зробити в даний момент і в даному місці. Отже, інформація по
«наступних конкретних діях», тематично пов’язаних з цим моментом і місцем, може
послужити зовнішньої підтримкою, яка гарантує, що ми зробимо собі правильні
нагадування в потрібний час. Оскільки GTD засноване на веденні додаткових
записів, його можна розглядати як реалізацію наукових теорій distributed
cognition і extended mind.
Управління робочим процесом
Збір
Продуктивність без стресу починається
з процесу розвантаження розуму, яке полягає у фіксації все більш-менш важливого
на папері або іншому носії – в тому, що Аллен називає кошиком: фізичний ящик
для прийому повідомлень, електронну поштову скриньку для прийому електронних
повідомлень, магнітофон, ноутбук, кишеньковий комп’ютер, або їх комбінація.
Суть в тому, щоб викинути з голови все більш-менш важливе на зручний носій для
подальшої обробки. Всі кошики повинні бути звільнені (оброблені) принаймні раз
на тиждень. Аллен не наполягає на якомусь певному методі збору, але наголошує
на важливості регулярного звільнення кошика. Будь-яке місце зберігання
(фізичний, електронну поштову скриньку, магнітофон, ноутбук, кишеньковий
комп’ютер, і т.д), якщо воно регулярно обробляється.
Обробка
алгоритм обробки по GTD
Обробка корзини йде строго за
наступним алгоритмом.
І. Починаємо з
верхнього елементу кошика.
ІІ. Робимо один елемент
за раз (при цьому ніколи нічого не повертаємо назад)
·
Якщо
елемент вимагає дії:
o
Робимо
це (якщо на це потрібно менше двох-п’яти хвилин), АБО
o
Делегуємо
це кому-небудь, АБО
o
Відкладаємо
це.
·
Якщо
елемент не вимагає дії:
o
Залишаємо
це в довідковій інформації, АБО
o
Викидаємо
це, АБО
o
У
список «коли-небудь може бути».
Якщо на дію потрібно менше ніж
дві-п’ять хвилин, це має бути негайно зроблено. Двохвилинне правило обумовлене
тим зразковим часом, який потрібно, щоб формально відкласти дію.
Process
Організація
Для контролю за елементами, які
очікували уваги, Аллен радить використовувати набір списків.
·
Наступні дії – По
кожному елементу, який вимагає уваги, вирішіть, що є наступною дією, яка може
бути фізично виконана. Наприклад, якщо є елемент «Написати звіт», наступна дія
може бути таким: «Написати листа знайомому з пропозицією про зустріч» або: «Подзвонити
знайомій для того, щоб дізнатися вимоги до звіту». Хоча елемент може вимагати
досить багато кроків і дій, завжди буде щось, що повинно бути зроблено
спочатку, і цей крок повинен бути описаний у списку таких дій. Бажано, щоб ці
кроки були організовані на контекст, в якому вони можуть бути зроблені
(наприклад, "в офісі”, "по телефону” або «в магазині»).
·
Проекти – Кожен
розімкнутий цикл в житті або роботі, що вимагає більше ніж однієї фізичної дії
для досягнення мети, стає проектом. Проекти необхідно контролювати і періодично
робити огляд, щоб упевнитися, що з кожним проектом пов’язане наступне дію, і,
таким чином, проект буде просуватися.
·
Відкладене – Коли дію
було делеговано комусь чи коли очікується деяке зовнішня подія, перед тим, як
проект може бути просунутий, це відслідковується в системі і періодично
з’ясовується, чи дія чи потрібно надіслати нагадування.
·
Коли-небудь/може бути –
Речі, які будуть зроблені в деякий момент, але не прямо зараз. Наприклад,
«вивчити китайський» або «влаштувати вечірку в басейні.»
Календар важливий для контролю над зустрічами і дорученнями; однак, Аллен
рекомендує, щоб календар був зарезервований лише для тих речей, які повинні
бути зроблені в строго конкретний строк, або для зустрічей і доручень з заданим
часом і місцем. А справи, повинні бути зафіксовані в списках наступних дій, а
не в календарі.
Останній ключовою організуючий компонент GTD – система документів. Система
документів повинна бути легкою, простий і цікавою. Навіть єдиний листок паперу,
якщо він потрібний для довідкової інформації, повинен отримати свою власну
папку, якщо наявні папки для нього не підходять. Аллен пропонує одновимірну,
організовану в алфавітному порядку, систему зберігання документів для того, щоб
швидко і просто відновлювати необхідну інформацію.
Огляд
Списки дій і нагадування будуть мало
корисні, якщо не робити огляд принаймні щодня, або настільки часто, наскільки
це можливо. З огляду на час, енергію і ресурси, доступні в даний момент,
потрібно знайти найбільш важливу задачу, яка може бути зроблена негайно, і
зробити її. Якщо Ви маєте звичку відкладати свої справи, все закінчиться тим,
що ви будете робити прості завдання і уникати важких. Для вирішення цієї
проблеми, можна робити дії з переліку один за іншим, за аналогією з тим, як
обробляється кошик. GTD вимагає, щоб принаймні щотижня, проводився огляд з усіх
дій, проектам і «відкладеним» елементів для того, щоб упевнитися, що будь-які
нові завдання або майбутні події введені в систему, і що все актуально.
Дії
Будь-яка організаційна система даремна,
якщо в ній занадто багато часу витрачається на організацію завдань замість
фізичного їх виконання. Як стверджує Девід Аллен, якщо таку систему зробити
простою для здійснення необхідних дій, то людина буде менш схильна їх
відкладати або «перевантажуватися» занадто великою кількістю «розімкнутих
циклів».
Три моделі прийняття рішення
Уявімо на секунду, що ви не встигаєте
розбиратись у своїх справах. І величезний список речей, які ви не робите в
кожен конкретний момент, буде постійно зростати. І як ви збираєтеся вирішувати,
що робити і що не робити і при цьому відчувати себе нормально?
Відповідь: за допомогою інтуїції. Якщо ж
ви зібрали, обробили, організували і переглянули всі ваші поточні обов’язки, ви
можете поєднати ваші інтуїтивні судження з розумним і практичним підходом до
вашої роботи і вашими цінностям.
Аллан розробив три моделі, які
допоможуть вам побудувати систему прийняття рішень. Вони не дадуть вам
відповідей, чи зателефонувати знайомому, чи написати листа чи просто піти
поговорити, але вони допоможуть вам формулювати умови більш вдумливо. А це те,
що традиційний тайм-менеджмент та менеджмент пріоритетів зробити не в змозі.
У вас набагато більше справ, ніж ви
могли б зробити. І вам просто необхідно відчувати себе упевненим у своїх
рішеннях.
