1. Модель з чотирьох критеріїв прийняття рішень в даний конкретний момент
Наприклад, що ви будете робити в 15:22 в середу? Ось чотири критерії, які ви можете використовувати в даному випадку:

·         Контекст

·         Наявність часу

·         Наявність енергії

·         Пріоритет

Контекст 
Деякі справи можна робити будь-де (наприклад, накидати ідеї по проекту), але більша частина справ все-таки потребує певних умов (будинки, офіс) або ж наявності засобів зв’язку або комп’ютера. Це перші фактори, що обмежують те, що ви можете робити в даний момент.

Наявність часу

Коли ви повинні робити щось ще? Проведення зустрічей на п’ять хвилин не дадуть робити справи, які вимагають набагато більше часу.

Наявність енергії

Як багато у вас енергії? Деякі справи, вимагають запасу свіжої, творчої енергії, інші вимагають більше фізичних сил, а для виконання третіх – енергії взагалі потрібно зовсім мало.

Пріоритети 
Яка з дій принесе вам найбільшу віддачу за інших рівних? У вас є година часу, ви в офісі, комп’ютер і телефон під рукою і вашу енергію можна виміряти як 7,3 з 10. Що ви зробите: передзвоните клієнту, чи попрацюєте над комерційною пропозицією, чи прослухаєте голосову пошту або зателефонуєте додому?
Ось тут-то вам і варто довіритися своїй інтуїції. У рамках подальшого дослідження цієї концепції розглянемо дві інші моделі для визначення ваших дій в даний конкретний момент.

2. Потрійна модель оцінки денної роботи 
Коли ви вирішуєте завдання або працюєте в самому широкому сенсі цього слова, ви виконуєте три основних види діяльності.

·         Заплановані завдання

·         Несподівані завдання

·         Планування завдань

Заплановані завдання

Коли ви вирішуєте заплановані завдання, ви працюєте строго за своїм «списком наступних конкретних дій» – тобто цілком в рамках управління робочим процесом. Ви робите дзвінки, які треба зробити, накидуєте ідеї в рамках запланованого мозкового штурму або складаєте список питань, які треба обговорити з колегами.

Несподівані завдання

Часто справи з’являються раптово – несподівано, непередбачено, і у вас не залишається вибору – їх треба обов’язково зробити. Наприклад, до вас в офіс приїжджає ваш партнер з твердим наміром обговорити запуск у продаж нового продукту, і вам доводиться розмовляти з ним замість того, щоб займатися іншими справами. Кожен день приносить сюрпризи – непередбачувані справи, на які вам треба постаратися і виділити-таки хоч трохи часу. Ви йдете на поводу в таких справ, проставляючи тим самим їх пріоритети до першочергових.

Планування завдань

Планування завдань включає прочищення вашого «кошика», перегляд пошти, голосових повідомлень, нагадувань про зустрічі й розбиття нових проектів на більш дрібні, легко здійсненні етапи. Чималу частку роботи складе сортування справ, які потрібно зробити коли-небудь, але не прямо зараз. У ході такої роботи ви внесете редагування в усі ваші списки.

Як тільки ви визначилися з усіма обов’язками і справами, ви можете бути впевнені, що ваші списки справ повні і не потребують доповнень. А умови, час і енергія все ще дозволяють вам зробити більше, ніж одну річ. І, нарешті, треба визначитися з природою вашої роботи, цілями, стандартами.

3. Шестирівнева модель огляду вашої власної роботи

Пріоритети повинні керувати вашим вибором, але більшість запропонованих моделей для управління пріоритетами виявляються неспроможними при реальній роботі. Для того щоб визначити пріоритети, треба чітко знати, в чому полягає робота. І є, принаймні, шість точок зору, щодо яких це можна визначити. Дуже наочно це показує Аллан, він уподібнює пріоритети до шести висот над рівнем моря.

·         Більше 50 000 футів: життя

·         40 000 футів: три-п’ятирічна перспектива

·         30 000 футів: одно-дворічні мети

·         20 000 футів: коло обов’язків

·         10 000 футів: поточні проекти

·         Рівень моря: поточні справи

Почнемо знизу списку:

Рівень моря: поточні справи 
Це об’єднаний список поточних справ, таких як телефонні дзвінки, листи, що вимагають відповіді, розсилки, які необхідно зробити і питання, які треба обговорити з начальником. Вам знадобилося б від трьохсот до п’ятисот годин на виконання всього цього і це за умови, що світ навколо замре, і ніяка нова інформація надходити не буде.
10 000 футів: поточні проекти
Всі дії, які вам необхідно виконати розосереджується по деякій (від 30 до 100) кількості проектів. Це відносно короткострокові цілі, яких ви прагнете досягти, такі як, поставити вдома комп’ютер, організувати конференцію з продажу або відвідувати дантиста.
20 000 футів: коло обов’язків 
Ви ведете більшість проектів в рамках своїх обов’язків, що для більшості людей можуть бути визначено 10-15 категоріями. Це основні напрямки, за якими ви хочете домогтися якихось результатів. Ваша робота може включати такі обов’язки як стратегічне планування, адміністративна підтримка, укомплектування штату, дослідження ринку, обслуговування клієнтів. І в особистому житті приблизно така ж кількість сфер: здоров’я, родина, фінанси, домашні справи, духовне, відпочинок і т.д. Складання та перегляд списків цих обов’язків створює більш повну структуру для визначення цінностей ваших проектів.
30 000 футів: одно-дворічні мети
Все, що ви хочете спробувати в житті та в роботі в найближчі один-два роки, відкриє новий горизонт для визначення вашої роботи як такої. Частий перегляд цілей і напрямків вашої роботи потребують іншої глибини фокусування, виявляться нові обов’язки. Можливо, і в особистому житті є речі, які ви хотіли б зробити або отримати, вони-то і додадуть важливість деяких аспектів вашого життя і занизять важливість інших.

40 000 футів: три-п’ятирічна перспектива 
Планування на 3-5 років в майбутнє змушує мислити більш масштабними категоріями: організація стратегій, кар’єра, обставини, що змінюють життя. Особисті цілі стосуються кар’єрних перспектив, сім’ї, фінансових цілей. Робочі мети – це зміни, які вплинуть на вашу роботу, такі як нові технології, глобалізація, маркетингові течії і конкуренція. Рішення на цьому рівні легко можуть видозмінити вашу роботу на багатьох нижчих рівнях.

Більше 50 000 футів: життя
Це повний огляд перспектив. Які цілі існування вашої компанії? Яка мета вашого власного існування? Ці цілі визначають, що це насправді таке – робота. Всі цілі, бачення, напрямки, проекти і дії починаються звідси, визначаються цим і до цього ж ведуть. Забезпечте корисну структуру роботи, проте, пам’ятайте про її багатогранну природу і про кінцеві результати, до яких ви прагнете.

Очевидно, безліч факторів має бути врахована для того, щоб ви відчували себе впевнено з приводу правильності та своєчасності вашого рішення. «Розстановка пріоритетів» в традиційному сенсі орієнтації на далекосяжні цілі, безперечно, необхідна, але вона все-таки не забезпечує практичною структури для більшості рішень і завдань, з якими ви працюєте щодня. Керуючи робочим процесом на всіх рівнях, ви зрозумієте, що робота забезпечує куди набагато більш цілісний спосіб виконання завдань і впевненості у правильності прийнятих рішень.

Природна модель планування

Ви вже знайомі з самим класним і креативним планувальником у світі – з вашим розумом. Ви самі і є машина з планування. Ви плануєте, коли одягаєтеся, обідаєте, ходите по магазинах або навіть просто щось робите. Незважаючи на те, що цей процес здається хаотичним, вашому розуму необхідно виконати досить складний ланцюг ходів для того, щоб що-небудь реально здійснити. Щоб віртуально виконати будь-яке завдання, ваш розум здійснює п’ять кроків:

·         Визначення мети і принципів

·         Бачення бажаних результатів

·         Мозковий штурм

·         Організація

·         Визначення наступного конкретної дії

·         Самий досвідчений у світі планувальник – це ваш мозок.

Простий приклад: планування виходу в ресторан

Згадайте, коли ви були в ресторані останній раз – що послужило приводом для того, щоб туди сходити. На то могло бути деяка кількість причин – бажання втамувати голод, зустрітися з друзями, відзначити якусь подію, підписати діловий контракт, романтичне побачення. Як тільки якийсь з цих приводів відбувся, ви стали роздумувати над планом. Ваш намір був вашою метою, і вона автоматично підштовхнула ваш внутрішній процес планування. Ваші принципи створили обмеження для вашого плану. Можливо, ви й не думали усвідомлено про ваші принципи, плануючи похід у ресторан, але ви міркували в їхньому контексті: стандарти їжі та обслуговування, доступність, зручність і комфорт – все це могло зіграти певну роль. У будь-якому випадку, ваша мета і ваші принципи визначали як рушійну силу, так і межі вашого плану.

Як тільки ви мали намір досягти мети, якими були ваші перші реальні думки? Швидше за все не «пункт 1,2,3 плану». Скоріше вже ваші думки були приблизно такого змісту: «Італійську піцу подають в Паппероні» або «За столиками біля вікна в Кафе Бістро дуже добре і затишно». Можливо ви представили якусь приємну картину того, що ви могли б відчути або який результат вечору – людей, які будуть з вами, або атмосферу. Це було ваше бачення результату. Тоді як ваша мета була відповіддю на питання, чому ви пішли в ресторан, то вид був роз’ясненням, як це відбудеться, що ви будете бачити, чути і відчувати, якщо ваша затія вдасться найкращим чином.

Що робив ваш розум в той момент, коли ви отримали зоровий образ результату? «У скільки ми підемо»? «Сьогодні відкрито?» «Народу буде багато?» «Яка погода?» «Переодягатися треба?» «Бензину в машині вистачить?» «Ми дуже хочемо їсти?» Це був мозковий штурм. Питання – це частина природного процесу, який трапляється при обмірковуванні якогось події, яка ще не відбулося. Ваша свідомість зауважує прірву між тим, де ви перебуваєте зараз і тим, чого ви хочете досягти, і намагається цей «когнітивний дисонанс» усунути шляхом заповнення білими плямами. Це і є початок фази «як» природного планування.

Розумовий процес дещо хаотичний і специфічний. Безліч аспектів наближення вечері настрибують на вас. Звичайно, вам не треба все це записувати на папері, але щось подібне ви проводите в розумі.

Коли ви набрали достатню кількість ідей, ви не можете не почати їх організовувати. Можливо ви подумали або сказали: «Для початку треба було б з’ясувати, чи відкритий ресторан» або «Давайте зателефонуємо знайомим і запитаємо, чи підуть вони з нами». Як тільки ви накидали різні думки щодо проекту, ваш мозок починає автоматично розсортовувати їх по компонентах, пріоритетів та / або послідовності подій. Складові це: «Нам треба визначитися з місцем розташування і запрошеними». Пріоритети це: «Важливо з’ясувати, чи дійсно хтось хоче піти на цю вечерю». Послідовність це: «Для початку треба дізнатися, чи відкритий ресторан, потім зателефонувати знайомим і тільки потім вбиратися».

І, нарешті (з огляду на, що ви дійсно рішуче налаштовані з приводу проекту, в даному випадку – вечері в ресторані), ви концентруєтеся на наступну дію, що вам треба зробити, щоб перший пункт реалізувався. «Подзвонити і дізнатися, чи відкритий ресторан, і замовити столик». Всі п’ять фаз проходять самі собою природним чином, будь-які завдання ви не вирішували. Це ваш спосіб створювати нове – чи то вечеря, вечірній відпочинок, новий продукт або нова компанія. Вам необхідно щось зробити, ви уявляєте результат, накидали якісь ідеї, сортуєте їх і визначаєтеся з реальною діяльністю, яка допоможе здійснити ці ідеї. Все відбувається саме собою, без особливих зусиль.

Засоби і прийоми

43 папки

Аллен пропонує організувати свої документи за системою, названою «43 папки». Дванадцять папок використовуються по одній на кожен місяць, і додатково 31 папка використовується для кожного дня з наступних 31 днів. Папки впорядковані для того, щоб допомогти нагадувати користувачеві про дії, які потрібно зробити в цей день.

43 folders

Програмне забезпечення для GTD

Програмне забезпечення Аллен назвав корисним і важливим компонентом для здійснення GTD. Воно включає цифрове структурування (digital outlining), мозковий штурм, і додатки для управління проектами. Проте, в 2001 році він скаржився на загальну нестачу «гарних інструментальних засобів ‘управління проектами’», припускаючи, що «… в найближчі роки з’являться менш структуровані і більш функціональні додатки, засновані на принципах, по яким ми думаємо і плануємо природним чином».
Згідно з цим прогнозом, пізніше відбувся «віртуальний вибух» GTD – до квітня 2008 основні елементи системи GTD підтримували вже більш ніж 100 додатків.

Для прикладу, я б хотів навести програмку під операційну систему macos x, під назвоюomnifocus від відомої фірми omnigroup! Яка, на мою думку, є однією з найзручніших спеціалізованих програм. Хоча справді… цю методику можна застосовувати навіть в простому блокноті (notepad) у windows.

omnifocus

Висновки

Продуктивність без стресу починається з процесу розвантаження розуму, яке полягає у фіксації все більш-менш важливого на папері або іншому носії – в тому, що Аллен називає кошиком: фізичний ящик для прийому повідомлень, електронну поштову скриньку для прийому електронних повідомлень, магнітофон, ноутбук, кишеньковий комп’ютер, або їх комбінація. Суть в тому, щоб викинути з голови все більш-менш важливе на зручний носій для подальшої обробки. Всі кошики повинні бути звільнені (оброблені) принаймні раз на тиждень. Тому не потрібно якогось певного методу збору, основне  регулярна перевірка та звільнення кошика.

Ось так коротко можна сказати про цей метод, який в принципі і мені трішки допоміг зорганізуватись.

Література: David Allen "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”